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通知公告

    教育学部学生活动经费报销办法 (修改版3) 发表时间:2012-04-24 15:23:30 浏览次数:

     

    一、报销时必须将以下材料准备齐全

    1. 流程控制表

    2. 学生活动购置物品申请单

    3. 活动策划

    4. 活动总结

    5. 发票及其他支出凭证。

    6. 其他,如新闻稿、照片等。

    二、各材料说明

    (一)流程控制表

    1. 该流程控制表针对教育学部学生各种集体活动:学生会,研会,党、团支部,班级,社团以及其他活动。

    2. 举行活动之前请自行下载表格进行填写,将策划书学生活动购置物品申请单填写好,附在流程控制表后面。活动审批通过方可举办。提前未申请备案的,活动经费不予报销。

    1) “主责部门”栏目如实填写即可,“负责人”栏目填本次活动的主要组织者即可;

    2) 流程控制表上的“活动策划书”栏目,由相关负责老师审批活动策划和经费预算等内容并签字。生活指导室、社团活动、学生会、分团委需刘姗姗老师签名,研会、研究生班团活动由姚冬萍老师签名,本科生班团活动需曹路曼老师签名,就业、志愿服务、暑期社会实践活动需邱化民老师签名,党支部活动由施玉茹老师签名,辅导员队伍建设由吕巾娇老师签名,其他活动需相关负责老师或学生干部签字;

    3) “经费预算”栏目,需将活动经费预算总额填写于此;

    4) “安全保障”是指关于活动的安全保障措施,如入场秩序、设备维护等,自行填写;

    5) “学部负责人意见”栏,经费预算在500元以下的,由相关负责老师再次填写;500元以上的,需在策划和预算审批通过后,由刘立老师填写。

    3. 活动结束以后,需在此表下半部如实填写,报销时提供符合规定的相关发票,并将活动总结和学生活动购置物品申请单(填写了实际金额后)附在流程控制表后面。“经费决算”栏目,请填上实际花费的经费总额。同时提交相关新闻稿和照片,发至学部宣传专用公邮:jyxbxc@163.com研究生活动抄送至fegraduate@gmail.com

    (二)学生活动购置物品申请单

    1. 所有活动物资申请均需填写《学生活动购置物品申请单》,请至少于活动开始前1天随策划和流程控制表提交。

    1) “购买物资”:填写详细的所需物资,“晨光牌0.5mm粗的按压式黑色水笔”、“香蕉”等;

    2) “数量/重量”:如“10支”、“5串”、“2kg”等;

    3) “预算金额”:在活动策划后,对所需物资进行初步预算的金额;

    4) “实际金额”:在采购物资时一边采购一边记录实际花费金额,填写在实际金额一栏,完成总计后,与商贸中心商家给出的最终金额核对无误后,并在商家处“签单”;

    5) “签单人”:填写实际购买、签单的人的姓名.

    6) “签单地点”:如喷绘、海报、复印、打印类在此处填写“点睛制作签单”、“英东楼复印店签单”等;提供发票、转账单的填写“发票”、“转账单”。

    7) “总计”:填写预算总计和实际花销总计

    2. 《学生活动购置物品申请单》必须经相关负责老师审批,在流程控制表和学生活动购置物品申请单上签字、盖章后方可使用。

    3. 活动需使用横幅或采用转账等付款方式,需提前跟相关负责老师申请说明,除大型活动宣传外,一般学生活动不提倡制作喷绘。需要用海报做宣传的,可到英东楼247办公室领取海报纸。

    4. 若采购中发现所需物资商贸中心没有不足或者数量超过10的单位,则将所需物品的详细要求列表,留下联系电话,提前一天告知商贸中心的联系人采购:孙妍老师:58808039

    5. 尽量节省开支。

    (三)发票及其他支出凭证

    1. 一切能在商贸中心购买的物资发票将不予以报销。

    2. 不能在商贸中心购买的物资发票,需尽量齐全。每一明细的证明尽量使用原发票。若无发票,则保留其他相关原始凭证。

    3. 予以报销的发票包括:

    1) 的票、

    2) 公交充值发票、

    3) 打印复印费(注意印章,必须是图文印刷公司等,能在点睛制作和英东楼签单的不予以报销)、

    4) 图书(无论是书店还是网购的图书,必须附有购书小票才能报销)、

    5) 火车票(只有暑期社会实践等真正调研活动才能用,且五一、十一、 春节期间的火车票纵向上的不能报销)。

    4. 发票注意事项:

    1) 抬头只能为“北京师范大学”六字,内容可为办公用品、图书(须附上购书小票)

    2) 发票最后四位不可连号

    3) 多张大金额发票日期不可相同

    4) 发票不可超过800元,物品单价不得超过500

    5) 当年正规发票有效

    6) 字迹清晰

    5. 发票签字说明:

    1) 每张发票须有三位同学签名,一为实际经手人,一为活动负责人,一为活动参与人。

    2) 签字位置为,发票背面中下方

    3) 签字需付相应责任,不可代签


    (四)教育学部学生活动报销流程图:

     

    2012-4-16 教育学部学生工作办公室学生活动购置物品申请单(示例版).doc
    2012-4-16 教育学部学生工作办公室学生活动购置物品申请单.doc
    2012-4-16 教育学部学生活动经费报销办法 (修改版3).doc
    教育学部学生集体活动流程控制表.doc

     

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