一、             报销时必须将以下材料准备齐全

1、    流程控制表。

2、    活动策划（含详细预算）。

3、    活动总结（含详细决算）。

4、    发票及其他支出凭证。

5、    其他，如新闻稿、照片等。

二、             各材料说明

（一）流程控制表

1、该流程控制表针对教育学部学生各种集体活动：学生会，研会，党、团支部，班级，社团以及其他活动。

2、举行活动之前请自行下载表格进行填写，将策划书和详细经费预算计划附在流程控制表后面。活动审批通过方可举办。提前未申请备案的，活动经费不予报销。

1)         “主责部门”栏目如实填写即可，“负责人”栏目填本次活动的主要组织者即可；

2)         流程控制表上的“活动策划书”栏目，由相关负责老师审批活动策划和经费预算等内容并签字。学生会、生活指导室、社团活动需刘姗姗老师签名，研会活动需艾巧珍老师签名，党支部、分团委活动需邱化民老师签名，班级活动由各班班主任老师签名，其他活动需相关负责老师或学生干部签字；

3)         “经费预算”栏目，需将活动经费预算总额填写于此；

4)         “安全保障”是指关于活动的安全保障措施，如入场秩序、设备维护等，自行填写；

5)         “学部负责人意见”栏，经费预算在500元以上的，需在策划和预算审批通过后，由戚家勇老师填写。

3、活动结束以后，需在此表下半部如实填写，报销时提供符合规定的相关发票，并将活动总结和经费决算附在流程控制表后面。“经费决算”栏目，请填上实际花费的经费总额。同时提交相关新闻稿和照片，发至学部宣传专用公邮：jyxbxc@163.com。

（二）策划中的经费预算

1、活动策划中必有经费预算一项，且须经相关老师审批，在流程控制表上签字后方可举办。

2、活动若须使用横幅或采用转账等付款方式，需提前跟主管老师申请说明，除大型活动宣传外，一般学生活动不提倡制作喷绘。需要用海报做宣传的，可到三号院303室领取海报纸。

3、预算中需细化到每一笔开销的单价和数量，不可有“其他”等类似模糊项目。

4、若活动由多个部门合办，则分别做预算，由主办部门汇总。

5、尽量节省开支。

（三）总结中的经费决算

1、决算金额原则上不可超过预算。

2、决算中明细的每一笔都须有相关原始凭证。

3、原始凭证包括：发票、收据、小票、老板纸版说明（需盖章）等确实证明。

（四）发票及其他支出凭证

1、支出凭证为明细提供证明，需尽量齐全。每一明细的证明尽量使用原发票。若无发票，则保留其他相关原始凭证。

2、报销只有当年正规发票有效。

3、正规发票包括：的票、公交充值发票、打印复印费、图书（无论是书店还是网购的图书，必须附有购书小票才能报销）、办公用品、电脑耗材等。

4、发票注意事项：

1)         抬头只能为“北京师范大学”六字，内容可为办公用品、图书(须附上购书小票)等

2)         发票不可连号

3)         单张金额不可超过800.00元

4)         多张大金额发票日期不可相同

5)         字迹清晰

6)         仅当年内的发票有效

5、发票签字说明：

1)         每张发票须有三位同学签名，一为实际经手人，一为活动负责人，一为活动参与人。

2)         签字位置为，发票背面左上角

3)         签字需付相应责任，不可代签

（五）      其他

1、    报销前，新闻稿须已发布，新闻稿与照片已投学部宣传公邮：jyxbxc@163.com。